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Mehdi OUAZZANI
Président du Club des Utilisateurs
Propriétaires de deux centres de self-stockage : JELOUEJERANGE à Reims et STOCKALPES à Gap, je suis également le co-auteur du logiciel Win Box Manager. Avec plus de 17 ans d’expérience dans l’industrie du self-stockage, je vous accompagne dans le développement de votre projet sous tous ses aspects. Je partage auprès de nos utilisateurs les dernières innovations et les meilleures pratiques de l’industrie du self-stockage.
PASCAL THONIEL
Fondateur & Responsable informatique
Fondateur de la société INTELLIGENCE SERVICE, l’éditeur du logiciel Win Box Manager, je suis en charge avec mon équipe de la programmation du logiciel et de son adaptation aux besoins de la profession de self-stockeur. Nous travaillons en étroite collaboration avec le Club des Utilisateurs pour vous fournir le meilleur outil de gestion au service de votre activité.
PHILIPPE THONIEL
Expert Marketing Digital
Fondateur de l’agence de Marketing Digital NEXT LEVEL COM , je vous accompagne avec mes équipes de spécialistes dans la réalisation ou la refonte de votre site internet ainsi que dans l’activation de tous les leviers d’acquisition de votre clientèle : Référencement Naturel ( SEO) , Référencement Payant ( Google Ads), Réseaux Sociaux, E-mailing …
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Vous avez des questions ?
Mon projet d’ouverture de mon centre de self-stockage n’est pas encore finalisé, quand dois-je me préoccuper du logiciel de gestion de mon activité future ?
Le plus tôt possible. Passer en revue les fonctionnalités et assister à une démonstration gratuite du logiciel vont vous permettre de découvrir toutes les facettes du métier et ainsi vous assurer que vous n’avez rien oublié dans votre projet. Dès que vous décidez de travailler avec WIN BOX MANAGER vous recevrez, de manière gratuite, nos conseils et les bonnes pratiques du métier que nous avons mis au point après plus de 15 ans d’expérience dans l’industrie du self-stockage.
Je n’ai que 50 box, ai-je vraiment besoin d’un logiciel dédié ?
Oui. La complexité du métier ne vient pas du nombre de box mais de la facturation récurrente qui est propre à la location mensuelle ; du fait de ne facturer que les jours utilisés et non pas des mois entiers ; de la variété des surfaces proposées ; de la multiplicité des tarifs ; de la complexité juridique des documents contractuels qui sont propres au self-stockage… Cependant, rassurez-vous, nous avons une offre compétitive pour les centres de taille modeste au démarrage de leur existence.
Mon fournisseur d’équipements de contrôle d’accès me propose un logiciel, pourquoi ai-je besoin d’un autre ?
Le logiciel de gestion des accès ne fait « que » piloter les équipements d’accès (digicodes, portes, portails…) ainsi que les codes d’accès individuels des clients. Ils ne s’occupent pas de la prospection, de la gestion commerciale et administrative du centre. Cependant WIN BOX MANAGER s’interface facilement avec les logiciels de gestion des accès afin de réduire au maximum les ressaisies ou les doublons.
Pourquoi un logiciel de facturation standard du marché ne fonctionne pas pour le self-stockage ?
Car le self-stockage a besoin d’automatiser l’édition et l’envoi d’un grand nombre de factures à un grand nombre de clients en début de chaque mois, sachant qu’il n’y a pas deux factures qui se ressemblent. En plus de la facturation, il faut aussi gérer les entrées et les sorties des clients, éditer des contrats, des mandats SEPA pour la banque, ainsi que tout un tas d’autres fonctionnalités qui n’existent pas dans un logiciel de facturation standard.
J’ai déjà un logiciel comptable comment l’intégrer avec WIN BOX MANAGER ?
WIN BOX MANAGER inclut une comptabilité clients : factures, avoirs, règlements, dépôt de garantie, balance et grand livre. Ainsi vous n’utilisez plus votre logiciel comptable pour la comptabilité clients. Vous importez automatiquement dans votre logiciel le journal des ventes et le journal des règlements. WIN BOX MANAGER est à la pointe en termes de conformité comptable exigée par la règlementation.
Mes prospects me contactent et réservent eux même leur box sur mon site web, comment l’interfacer avec WIN BOX MANAGER ?
Vous importez automatiquement vos prospects depuis votre site web dans WIN BOX MANAGER. Si vous souhaitez intégrer dans WIN BOX MANAGER vos opérations faites en ligne par vos clients comme des contrats de réservations incluant des paiements en ligne, nous sommes à votre disposition, avec notre partenaire expert du marketing digitale, pour vous assister.
Puis-je facturer les clients de mes box à n’importe quelle date du mois ou ne dois-je facturer qu’en début de mois ?
Il faut distinguer les factures récurrentes (périodiques) qui se font en début de période pour une période complète (mois, trimestre, année…) des factures d’entrée (une seule fois) qui se font n’importe quel jour du mois en général le jour d’entrée du client dans le box. WIN BOX MANAGER permet ainsi de ne faire payer au client que les jours utilisés tout en lui laissant la liberté d’entrer et de sortir n’importe quel jour du mois.
Si le client du box sort en milieu de mois, comme est-ce que je le rembourse ?
Lors de la sortie, WIN BOX MANAGER calcule automatique ce qu’il faut rembourser au client en tenant compte d’un éventuel préavis et de son éventuel respect ou pas par le client. L’avoir est automatiquement édité et le compte client mis à jour.
J’ai 400 factures à envoyer chaque début de mois comment faire ?
WIN BOX MANAGER détermine automatiquement en début de mois qui sont les clients qu’il faut facturer. Il édite les 400 factures (avec éventuellement plusieurs box sur une même facture pour un même client). Il rédige te texte d’accompagnement dans un courriel envoyé à chaque client avec en pièce attachée sa facture. Il envoie automatiquement les 400 courriels en moins de deux minutes. Ensuite il met à jour, les comptes de chaque client.
Mes 400 clients, comment les faire payer et être sûr qu’ils vont payer ?
WIN BOX MANAGER gère tous les modes de paiement possibles. Il est particulièrement performant pour automatiquement créer et envoyer à votre banque le fichier d’ordre de prélèvement SEPA. De plus WIN BOX MANAGER vous offre des outils puissants de suivi des créances clients et de gestion des relances d’impayés.
Mon centre de self-stockage se compose de plusieurs étages ainsi que des box à l’extérieur, comment m’y retrouver ?
Très facilement grâce aux plans dynamiques des différents étages et espaces de votre centre de self-stockage. En un coup d’œil vous visualisez sur WIN BOX MANAGER : qui occupe quoi, quels box sont encore libres, qui va sortir quand etc…
Est-ce que je peux facturer une assurance en sus du box ou dois-je l’inclure dans mon prix de vente ?
WIN BOX MANAGER vous permet d’éditer des contrats d’assurance et de facturer l’assurance à vos clients en sus de la location du box.
Je reçois des marchandises pour le compte des clients de mes box, comment assurer le suivi ?
WIN BOX MANAGER inclut un module de gestion des marchandises reçues pour le compte de vos clients. Il gère le stockage dans un « box tampon », l’information de vos clients concernés puis l’enlèvement par ces derniers.
Mon client décide en cours de contrat de changer de box, comment faire ?
Utilisez le puissant module « transfert de box » de WIN BOX MANAGER.
Puis-je gérer ma boutique de fournitures de déménagement dans WIN BOX MANAGER ?
Tout à fait. Vous gérez vos achats de fournitures, vos stocks et votre facturation boutique.
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par courriel : wbm@winboxmanager.com