Les paramètres généraux du logiciel Win Box Manager disponibles dans le menu « Paramètres\Paramètres généraux » permettent de personnaliser les options d’utilisation du logiciel.
Les valeurs indiquées sont des exemples et doivent être personnalisées.
PARAMETRE
Valeur num. entier
Valeur num. réel
Valeur texte
Permet l’afficher la fenêtre flottante des outils (calculatrice, plans, synthèse client)
AfficheOutils
1
0,00
Permet d’afficher de l’aide contextuelle sous forme « ? »
AideMetier
1
0,00
Règle le degré de transparence de l’aide métier de 20 à 100
AideMetierAffichage
40
0,00
AjoutFactureEntree
0
0,00
Indique dans quel dossier sont stockées les factures PDF
Chemin accès Facture
0
0,00
C:\WBM Gap\Factures\
Nombre de chiffres du code individuel d’accès aux installations, attribué à chaque client
CodeAcces
6
0,00
Quelle passerelle vers quel logiciel de contrôle d’accès
ControleAcces
0
0,00
Indépendant de WBM
Correctif
0
0,00
Paramètre des couleurs des documents prospects et clients
CouleurBleu
84
0,00
Paramètre des couleurs des documents prospects et clients
CouleurRouge
23
0,00
Paramètre des couleurs des documents prospects et clients
CouleurRouge
93
0,00
Paramètre du mandat de prélèvement SEPA
CreancierBIC
0
0,00
CCBPFRPPGRE
Paramètre du mandat de prélèvement SEPA
CreancierIBAN
0
0,00
FR761680700103367333123456
Personnalise la localisation géographique du centre
Horloge
0
0,00
Gap
Permet d’exclure de la facturation récurrente certains clients
Hors facturation
0
0,00
NOM DU CLIENT NON FACTURABLE
Paramètre du mandat de prélèvement SEPA
IdCreancierSepa
0
0,00
FR20ZZZ632CAA
Indique le chemin d’accès vers le dossier où sont stockées les images
Images
0
0,00
I:\Mon Drive\WBM2\Images\
Indique le code du journal des règlements pour l’exportation vers la comptabilité
JournalReglement
0
0,00
BQ
Indique le code du journal des ventes pour l’exportation vers la comptabilité
JournalVente
0
0,00
VT
LieuStockage
0
0,00
Gap
Indique la hauteur des box permettant de convertir les m² en m3
Multiplicateur m3
0
2,80
Paramètre du mandat de prélèvement SEPA
NomCreancierSepa
0
0,0
STOCKALPES
Permet d’utiliser l’option nom des box
Nom des Box
0
0,00
Intervalle de temps entre deux envois de factures récurrentes
Pause
9 000
0,00
Permet de nommer les plans
Plan1
0
0,00
Plan Gap Sud
Paramétrage de l’envoi de courriel
PortSmtp
587
0,00
PreavisDepart
8
0,00
oui
Permet d’attribuer un prix à chaque box et non pas par type de surface
PrixBoxIndividuel
0
0,00
non
Paramétrage de l’envoi de courriel
SecuSmtp
0
0,00
TLS
SmsActif
0
0,00
Choix entre le mono tarif ou le multi tarif
Tarif
0
0,00
mono
Choix de la TVA sur les débits (par opposition) à la TVA sur les encaissements
TVADebit
1
0,00
Taux de TVA standard
TVA normale
0
20,00
Compte comptable de la TVA collectée
TvaSurVentes
0
0,00
445715
WBBActif
1
0,00
Faire apparaître sur le plan des box les créances clients supérieures à 100 € (à modifier dans la « Valeur num. réel »
Afin d’exporter vos écritures de vente directement dans votre logiciel de comptabilité, vous utilisez le menu « Comptabilité\Comptabilisation des ventes ». Afin que le débit soit égal au crédit, il faut arrondir les montants à deux chiffres après la virgule. Pour cela vous utilisez les fonctions « Contrôle du journal des ventes » et « Corriger les arrondis dans le JDV ».
A partir de la version 2.2.1. le traitement des arrondis change. Les montants arrondis sont exportés dans votre comptabilité via le journal des ventes, mais les soldes clients dans la Table des Clients et dans le Grand Livre ne sont plus modifiés. L’avantage est que l’on n’a plus de différence d’arrondis entre les montants réglés et les factures et que donc on n’a plus besoin de corriger les arrondis dans WBM.
Bien sûr nous aurons un écart entre les soldes arrondis de la comptabilité et ceux de WBM car lors de l’importation du journal des règlements les montants ne seront pas arrondis à la différence du journal des ventes. Notre conseil est d’attendre le dernier jour du mois et de lettrer dans la comptabilité les comptes clients. Les écarts de « +0,01€ » ou « -0,01€ » seront corrigés par une écriture de régularisation.
La proportion des clients dont le mode de règlement est le prélèvement sur carte bancaire (VAD) est de plus en plus important. Ce mode de règlement présente des avantages par rapport au prélèvement SEPA. Il permet entre autre d’être immédiatement informé de la solvabilité du règlement. Jusqu’à présent, la saisie des règlements VAD se faisaient manuellement et un par un, via l’écran :
Cette méthode demandait un certain travail, présentait des risques d’erreurs de saisie et ne permettait pas de vérifier le total journalier des règlements VAD avec la facturette récapitulative du TPE. Tous ces inconvénients disparaissent avec la version 2.2.1. de WBM et les menus « Génération des règlements VAD » et « Importation des règlements VAD ».
Comme pour les règlements SEPA, il est désormais possible de générer un fichier des règlements VAD qu’il suffira d’importer dans la table des règlements de WBM. On génère un fichier par date de règlement VAD. On peut par exemple diviser l’ensemble des VAD d’un mois en un ou plusieurs jours (les 5,6,7,8… du mois) qui seront autant de lots.
Une fois saisies les dates « de facturation » et de « débit » (date à laquelle on fait un lot de VAD) on clique sur « Lister les règlements VAD ». Le logiciel sait par exemple qu’en date du 5 nous avons deux VAD à faire « 134 € » et « 114 € » pour un total figurant en bas du tableau de 248 €. Si les deux VAD sont bien passées sur le TPE sans incident, on ne fait rien. Si une VAD n’est pas passée pour diverses raisons, on décoche la colonne « A décocher si VAD non encaissée ». Si le montant réellement prélevé sur le TPE est différent du montant proposé par WBM, on corrige le montant directement dans le tableau. Une fois que tout est OK on vérifie le total avec le total de la facturette récapitulative du TPE puis on clique sur « Créer fichier import VAD ». Le fichier TXT correspondant est crée dans le dossier \Exportations\ de WBM.
Il ne reste plus qu’à importer ce fichier dans la table des règlements en utilisant le menu « Importation des règlements VAD ».
Une fois sélectionné le fichier et saisie la date d’écriture, on clique sur « 1 Lancer l’importation » puis « 2 Mise-à-jour des soldes Clients ».
À partir du 1er janvier 2023, les factures de tout bien ou service vendu en France doivent comporter quatre mentions supplémentaires.
La mention « Taxe selon les débits ».
Le numéro d’identification à la Taxe sur la Valeur Ajoutée
La distinction « Prestation de services » ou « Livraison de biens »
L’adresse de livraison des marchandises
1. La mention « Taxe selon les débits ». Cette mention est nécessaire seulement dans un cas spécifique :
Si vous, le self-stockeur, êtes redevable de la TVA (ne concerne donc pas le régime des microentreprises) et si vous avez demandé la collecte de la TVA en fonction de la date de facturation et non à la date de l’encaissement. Cette mention doit apparaître sur toutes les factures : facture d’entrée, avoir de sortie, facturation récurrente, facture boutique, aussi bien pour les prestations de services (location, assurance, réception de marchandises, frais de réservation, de dossier, d’impayé…) que pour les ventes de fournitures de déménagement.
Dans WBM il faut alors ajouter un paramètre général supplémentaire :
2. Le numéro d’identification à la Taxe sur la Valeur Ajoutée de votre client si lui-même est assujetti à la TVA. Ça ne concerne que vos clients professionnels assujettis à la TVA. Ce numéro d’identification est le numéro de TVA intracommunautaire.
Le numéro de TVA intracommunautaire est un numéro individuel attribué gratuitement par le service des impôts des entreprises (SIE) aux entreprises assujetties à la TVA après obtention de leur numéro SIREN. Ce numéro est national, unique et invariable. Il comporte 2 lettres (FR en France) et 11 chiffres (clé informatique de 2 chiffres + le numéro SIREN).
Il faut ainsi demander à tous vos clients professionnels leur n° de TVA et le saisir dans WBM dans les fiches clients :
3. La mention « Prestation de services » ou « Livraison de biens ». Désormais, il est nécessaire de préciser sur la facture, s’il s’agit d’une livraison de biens, de la prestation de services ou bien les deux.
Pour les factures d’entrée, avoirs de sortie, factures récurrentes, factures boutiques, correspondant à des locations de box, participation à l’assurance, réceptions de marchandises, frais de réservation, frais de dossier, frais d’impayé, frais de débarras de box, (etc..), la mention « Prestation de services » doit figurer. Pour les ventes de fournitures de déménagement, la mention « Livraison de biens » s’impose. Pour les factures mixtes comportant par exemple et une location et des cartons de déménagement, on choit la mention « Livraison de biens et prestation de services ». Ainsi dans WBM au moment de facturer dans la boutique on renseigne la « Nature de la vente ».
4.L’adresse de livraison des marchandises. Ce cas ne concerne que nos factures boutique de fournitures de déménagement. Nous n’avons pas à saisir d’adresse de livraison car l’enlèvement se fait sur place.
À partir du 1er janvier 2023, les factures de tout bien ou service vendu en France doivent comporter quatre mentions supplémentaires.
La mention « Taxe selon les débits ».
Le numéro d’identification à la Taxe sur la Valeur Ajoutée
La distinction « Prestation de services » ou « Livraison de biens »
L’adresse de livraison des marchandises
Cette nouvelle réglementation nous oblige à adapter les factures que nous éditons depuis Win Box Manager à l’attention de nos clients.
1. La mention « Taxe selon les débits ». Cette mention est nécessaire seulement dans un cas spécifique :
Si vous, le self-stockeur, êtes redevable de la TVA (ne concerne donc pas le régime des microentreprises) et si vous avez demandé la collecte de la TVA en fonction de la date de facturation et non à la date de l’encaissement. Cette mention doit apparaître sur toutes les factures : facture d’entrée, avoir de sortie, facturation récurrente, facture boutique, aussi bien pour les prestations de services (location, assurance, réception de marchandises, frais de réservation, de dossier, d’impayé…) que pour les ventes de fournitures de déménagement.
2. Le numéro d’identification à la Taxe sur la Valeur Ajoutée de votre client si lui-même est assujetti à la TVA. Ça ne concerne que vos clients professionnels assujettis à la TVA. Ce numéro d’identification est le numéro de TVA intracommunautaire.
Le numéro de TVA intracommunautaire est un numéro individuel attribué gratuitement par le service des impôts des entreprises (SIE) aux entreprises assujetties à la TVA après obtention de leur numéro SIREN. Ce numéro est national, unique et invariable. Il comporte 2 lettres (FR en France) et 11 chiffres (clé informatique de 2 chiffres + le numéro SIREN).
Il faut ainsi demander à tous vos clients professionnels leur n° de TVA et le conserver dans la table des clients.
3. La mention « Prestation de services » ou « Livraison de biens ». Désormais, il est nécessaire de préciser sur la facture, s’il s’agit d’une livraison de biens, de la prestation de services ou bien les deux.
Pour les factures d’entrée, avoirs de sortie, factures récurrentes, factures boutiques, correspondant à des locations de box, participation à l’assurance, réceptions de marchandises, frais de réservation, frais de dossier, frais d’impayé, frais de débarras de box, (etc..), la mention « Prestation de services » doit figurer. Pour les ventes de fournitures de déménagement, la mention « Livraison de biens » s’impose. Pour les factures mixtes comportant par exemple et une location et des cartons de déménagement, on choit la mention « Livraison de biens et prestation de services ».
4.L’adresse de livraison des marchandises. Ce cas ne concerne que nos factures boutique de fournitures de déménagement. Nous n’avons pas à saisir d’adresse de livraison car l’ enlèvement se fait sur place.
