A partir de la version 2.03 de WBM, apparaissent au bas de l’écran de la facturation récurrente trois nouveaux boutons
« 6 – Mise à jour soldes Clients et Grand Livre »
« Visu soldes Clients »
« Visu Grand Livre »
A quoi servent-ils et comment vont-ils améliorer notre utilisation du logiciel ?
A chaque fois que l’on fabrique une facture ou un avoir dans WBM, le solde du client correspondant ainsi que le Grand Livre du compte du client correspondants sont mis à jour du montant de la facture (en plus) ou de l’avoir (en moins). Pour toutes les factures à l’exception de la facturation récurrente (facture d’entrée, facture boutique, facture date à date…) cette mise à jour est automatique. Quant aux factures de la facturation récurrente, la mise à jour se faisait, jusqu’à la version 2.03, au moment de la comptabilisation des ventes, lors de la création du journal des ventes, c’est-à-dire en cliquant sur le bouton « Factures vers journal des ventes ». Ceci présentait l’inconvénient que la mise à jour des soldes clients et du GL ne se faisait qu’au moment de la comptabilisation. Cependant, la comptabilisation mensuelle de la facturation récurrente peut être décalée dans le temps par rapport à la date de la facturation récurrente. Or la mise à jour des soldes clients est rapidement nécessaire notamment pour la fabrication, par exemple du fichier des virements SEPA à envoyer à la banque. Ce problème est résolu à partir de la version 2.03 grâce au bouton « 6 – Mise à jour soldes Clients et Grand Livre ».
En effet comme dernière étape de la facturation récurrente, pour mettre à jour les soldes Clients et le Grand Livre, il faut à présent cliquer sur le bouton 6. Il n’est donc plus nécessaire de faire la comptabilisation de la facturation récurrente dans la foulée de celle-ci afin de mettre à jour les soldes. Evidemment lorsque l’on fera la comptabilisation de la facturation récurrente les soldes ne seront pas mis à jour une 2° fois.
Le bouton « Visu soldes Clients » permet de visualiser les soldes des clients actifs avant la facturation récurrente (avant de cliquer sur le bouton 6 » puis après (après avoir cliqué sur le bouton-). C’est la même fonction que propose le bouton « Visu Grand Livre » mais bien sûr pour le Grand Livre.
Certaines enseignes de self-stockage peuvent souhaiter ajouter à la facture d’entrée des frais de dossier ou de cadenas ou de serrure sous la forme d’un montant fixe, une seule fois durant la vie du contrat.
Paramétrer cette option dans les paramètres généraux
Dans le menu Paramètres\Paramètres généraux, il faut ajouter, en cliquant sur « Nouveau », un paramètre général avec les informations ci-dessus. Bien faire « Appliquer » avant de quitter cet écran.
Créer dans la « Table des produits » (Menu Paramètres\Produits) le produit correspondant aux frais de dossier avec le bon prix HT, la TVA et surtout cocher pour ce produit l’option « Ajout Facture d’entrée ».
Lors de la création de la facturation d’entrée dans la fenêtre « Edition du contrat d’entrée » il n’y a plus qu’à cocher l’option « Avec produits supplémentaires »
Lorsque notre centre de self-stockage se rapproche d’un taux de remplissage de 100% et afin d’optimiser l’occupation des box, il peut être utile de devoir réserver un box déjà loué. Il faut bien sûr disposer de la date prévisible de sortie du client du box sur lequel on veut faire une réservation pour un autre client à une date postérieure.
Il faut tout d’abord créer un nouveau statut des box dans le menu « Paramètres » de WBM.
On peut nommer ce nouveau statut par exemple « Loué et Réservé ».
Ensuite il faut modifier le statut du box que l’on veut réserver alors qu’il est déjà loué. Dans la « Table des Box » on modifie par exemple le box n° 124 :
Il passe du statut « Loué » au statut « Loué et Réservé ». Ne pas oublier de valider la modification dans la « Fiche Box ».
Dans le plan des box, la couleur du box dont on a changé le statut deviendra blanche, car le plan ne connait pas ce statut. Pour connaître le statut de ce box il faut cliquer sur « Info Box ».
Lors du nouveau contrat de réservation il suffit de bien sélectionner ce box dont le statut a été modifié.
Après la sortie de l’ancien occupant et au moment de l’entrée du nouveau et de la transformation du contrat de réservation en contrat de location, le statut du box redeviendra « Loué ».
La numérotation des factures dans WBM est du type F-22100099. Les deux premiers chiffres font référence à l’année (ici 22 pour 2022) les deux suivants au mois (ici 10 pour le mois d’octobre) et les 4 suivants (ici 0099) sont un compteur qui s’incrémente tout au long du mois.
Le compteur est automatiquement initialisé en tout début de mois au moment de la facturation récurrente qui commencera par exemple par F-22110001 pour la facturation récurrente du mois de novembre 2022. C’est pourquoi il nous est recommandé de ne faire aucune facture en début de mois tant que la facturation récurrente n’a été réalisée. Cependant, il peut arriver que pour des raisons pratiques d’organisation, nous soyons contraints d’établir une facture en tout début de mois (facture d’entrée, facture de boutique, avoir, transfert…) avant que la facturation récurrente ne soit faite. Alors se pose la question de comment initialiser la numérotation de la facturation en début de mois dans l’hypothèse où l’on souhaite facturer avant que la facturation récurrente ne soit faite ?
Voici une astuce très utile pour y arriver.
Il suffit de créer une « facture fictive » en tout début de mois et avant toute facturation dont le compteur sera 0000 et donc le numéro F-22110000 par exemple pour le début du mois de novembre 2022. Cette facture n’aura aucun élément autre que son numéro: pas de client, pas de montant, pas de date, pas d’impression pdf. Son rôle est uniquement d’initialiser le compteur en l’absence de facturation récurrente.
Pour cela il faut se rendre dans la table des factures.
On clique sur le bouton « Ajouter » à droite dans la rubrique « Actions »
La seule information à saisir est le « Numéro interne de facture ». Dans notre exemple F-22110000 car nous souhaitons initialiser le compteur de novembre 2022. Puis on clique sur « Valider ».
La facture d’initialisation du compteur apparait dans la table des factures.
C’est fini. A partir de maintenant n’importe quelle facture que nous allons établir démarrera à F-22110001. Si on édite par exemple quatre factures jusqu’à F-22110004 et que l’on décide alors de réaliser la facturation récurrente, cette dernière démarrera à F-22110005. Ainsi nous avons pu nous dégager de l’obligation de réaliser la facturation récurrente avant tout autre facture tout en conservant une numérotation parfaitement conforme.
