Lorsqu’on dispose de nombreuses place de parking, il peut être tentant de les louer au même titre que les box. Cette location peut être attachée à une location de box afin de rendre service à un client qui souhaite garer son véhicule. La location du parking peut se faire également sans condition préalable de location de box. Dans tous les cas la location d’un parking s’apparente à celle d’un box.
Il faut d’abord avoir créé un produit « Location de parking » dans le menu Paramètres \ Produits
Il faut également créer les emplacements de parking dans la Table des Box
Pour cela il faut créer un type de box « Parking » dans le menu Paramètres \ Types de box
Ensuite on déclare les emplacements de box dans la Table des Box.
On créé un contrat de location comme pour un box
Il faut saisir le tarif directement dans la fenêtre gestion du contrat.
La facture fera apparaître la ligne « Location de parking »
Remarque : Le contrat de location standard mentionne « box » au numéro de l’emplacement du parking 9001 dans l’exemple précédent. Néanmoins c’est la facture qui fait foi avec la désignation « Location de Parking ».
Notre facturation récurrente obéit à un calendrier particulier. C’est ainsi que nous facturons chaque mois à compter du 1° jour du mois pour une durée correspondant à la périodicité (1,3,6 ou 12 mois). Il peut arriver que certains clients comme des grands comptes qui sous-louent nos box à leurs clients comme Homebox, Annexx, National Box… ou des plateformes de mise en relations comme Costockage, Ouistock… souhaitent des périodes de facturation ne démarrant pas le 1° de chaque mois. Il faut alors les exclure de la facturation récurrente et établir une facturation hors Win Box Manager. Pour exclure un client de la facturation récurrente on utilise le paramétrage général « Hors facturation »:
Dans le champ « Valeur texte » on saisit le nom du client à exclure.
Régulièrement et souvent une fois par an, il convient de corriger les prix payés par les clients existants afin de compenser nos augmentation de coûts. Se posent alors deux questions:
1 – Comment sélectionner les clients que l’on souhaite augmenter ?
2 – Quand et comment l’annoncer ?
SELECTIONNER LES CLIENTS QUE L’ON SOUHAITE AUGMENTER
Dans WBM exporter sous Excel la Table de l’Analyse des contrats après avoir cliqué sur le bouton « Durée des contrats ». En effet l’ancienneté du contrat sera un critère déterminant dans le choix des clients à augmenter.
Se bâtir une feuille de simulation d’augmentation sur le modèle suivant
La sélection des clients se fait à l’aide des filtres. Par exemple le « Profil du Client » ou « la durée en jours de la location » (c’est à dire l’ancienneté). On peut par exemple décider d’augmenter les professionnels clients depuis plus d’un an. On saisit le nouveau tarif brut HT et l’on peut constater l’effet sur le CA total mensuel. QUAND ET COMMENT ANNONCER CETTE AUGMENTATION DE PRIX ? Sauf mention spécifique dans vos CGV ou dans votre contrat de location, respecter un préavis d’un mois me semble une bonne pratique. L’information peut se faire par emailing avec un texte du genre :
OBJET : Nouveau tarif applicable à votre box à compter du 1° février 2022
Cher Client,
Vous disposez d’un box au sein de notre enseigne de ______, et nous vous remercions pour votre fidélité.
Nous avons toujours eu à cœur de vous proposer le meilleur service, au juste prix. Nous vous assurons maintenir tous nos efforts pour améliorer la satisfaction de notre clientèle, ainsi que la sécurité des biens et des personnes sur nos centres. Toutefois l’augmentation de nos coûts opérationnels et la forte hausse des différents prélèvements et taxes obligatoires nous conduisent à appliquer une augmentation tarifaire de 3,9% de votre redevance mensuelle, qui sera applicable au 1er février 2022.
Nous restons à votre écoute et tenons à vous renouveler nos remerciements pour la confiance que vous nous témoignez.
Parfois il est préférable de ne pas indiquer, dans le message, le % d’augmentation appliqué mais plutôt le nouveau prix appliqué en €, notamment lorsque l’augmentation peut paraître excessive en %.
ATTENTION : dans WBM il faudra modifier le TARIF BRUT HT (et non pas le TARIF NET HT) de chaque contrat concerné par l’augmentation. En effet le prix net HT figurant sur la facture est calculé à partir du Tarif Brut HT duquel est déduite l’éventuelle remise.
Une fois l’exercice clôturé et la balance clients au 31 décembre parfaitement arrêtée, il convient de purger son GL de l’ensemble des écritures de l’année passée afin d’alléger sa table et de rendre plus aisée la manipulation du GL.
On purge le GL en utilisant le bouton « Purger GL ». Il faut bien faire attention de sélectionner les dates correspondantes à l’exercice clôturé précédent.
Une fois purgé le GL, on saisit les soldes clients à l’ouverture de l’exercice en utilisant le bouton « Nouveau »:
En termes de bonne pratiques, il convient de bien remplir les champs comme par exemple dans l’exemple suivant qui concerne, pour un client donné, la saisie au 31/12/2018 du solde d’ouverture au 01/01/2019. Le solde peut être débiteur (le client nous doit de l’argent) ou créditeur (on lui doit de l’argent). Bien sûr, on ne saisit que les soldes différents de 0, ce qui en fin de mois et d’année, correspond à un tout petit nombre de nos clients.
Ainsi on commence la nouvelle année avec un GL parfaitement cadré avec la comptabilité. Si on a besoin de retrouver l’historique, sur plusieurs années du compte d’un client, il suffit d’utiliser la fonctionnalité WBM « Synthèse Client » accessible sur l’écran d’accueil du logiciel.
