Vous le savez tous, la facturation récurrente est l’opération de gestion la plus importante du début de chaque mois. Elle vous permet de facturer d’un bloc l’ensemble de vos clients ayant au moins un contrat actif de location de box.
Cette fonction est disponible dans le menu depuis la fenêtre principale du logiciel : Facturation -> Facturation récurrente.
Toutefois, avant d’utiliser la fenêtre Facturation récurrente, il est important d’effectuer un certain nombre de vérifications préalables pour avoir la garantie de créer et d’envoyer toutes les factures légitimes, rien que les factures légitimes et sans aucune erreur d’affectation et de montant.
1 – Utiliser les boutons de contrôle de l’écran d’accueil
Comprendre les info et éventuellement corriger les anomalies.
des soldes clients
Corriger les éventuelles anomalies.
2 – Rapprocher WBM de votre logiciel de gestion et contrôle des accès à votre centre de self-stockage.
Depuis votre logiciel de gestion des accès physiques à votre site, éditer un rapport des clients actifs ayant accès à leur box et le comparer à la table des contrats afin de repérer d’éventuelles différences.
3 – Comparer les m² occupés figurant sur le tableau de bord de l’écran d’accueil avec le total des m² figurant au bas de la colonne « Surface m² » du tableau « Analyse Contrats » pour les contrats actifs hors réservation.
4 – Dans ce tableau « Analyse Contrats » vérifier que pour tous les contrats actifs, les clients sont bien actifs.
5 – Dans la table des clients vérifier que tous les clients actifs « facturés par courriel » ont bien un courriel.
6 – Dans la Table des Contrats vérifier que la périodicité ≠ 0.
7 – Dans la Table des Contrats vérifier que :
Actif=Oui / vérifier que Date sortie = 0
[Actif=Non + Résa= Non] / vérifier que Date sortie ≠ 0
Une date de sortie ne doit être saisie dans le contrat que lors de la sortie effective du client (menu Sorties -> Edition PV Sortie/Avoir) pas avant. Si un client vous indique par avance une date de sortie prévue, vous devez l’enregistrer dans menu Contrats -> Table des Prévis de départ. La facturation récurrente de début de mois ne créera pas de facture pour un contrat ayant une date de sortie inscrite pour la fin du mois précédent. Par exemple, un client sorti le 31/01/2018 ne sera pas facturé le 01/02/2018 pour le mois de février.
[Actif=Oui + Résa=Non] / vérifier Facturé jusqu’au ≠0
Par exemple, si vous faites la facturation récurrente du mois de février 2018, alors tous les contrats actifs (des clients actifs) facturés jusqu’au 31/01/2018 seront facturés. C’est-à-dire que les factures correspondantes (mono ou multi contrats) seront créées automatiquement par Win Box Manager. Pour faire cette vérification, pensez à trier la colonne « Facturé jusqu’au » en cliquant sur le titre de la colonne.
8 – Vérification des soldes des clients.
Avant de procéder à la facturation récurrente de début de mois, il est impératif de vérifier que tous les règlements des clients du mois précédent ont bien été saisis. En effet, Win Box Manager reprend sur les factures du mois en cours l’arriéré de paiement des mois précédents : le Solde antérieur.
– Total TTC (montant dû pour le mois en cours)– Solde antérieur (arriéré de paiement des mois précédents)– Total restant dû (Total TTC + Solde antérieur = montant total dû par le client)
Ainsi, si vous n’avez pas enregistré tous les règlements effectués par un client avant la facturation récurrente, ce dernier trouvera sur sa facture du mois une somme totale à payer gonflée par un arriéré inexact. Aucun client n’apprécie de se voir réclamer une somme qu’il a déjà payée.
Pour vérifier que tous les règlements des clients ont bien été saisis :– Menu Clients -> Table des Clients -> Tri sur la colonne | Solde Client |.– Menu Règlements -> Suivi des Soldes Clients -> Tri sur la colonne | Solde restant dû |.– Menu Règlements -> Table des règlements (vérifiez les règlements du mois précédent)
Pour la vérification approfondie d’un client donné, cliquez sur le bouton [ Client ] de la fenêtre principale du logiciel. Dans la fenêtre Synthèse Client, sélectionnez un client pour visualiser d’un seul coup d’œil son solde, son ou ses contrats, ses factures et ses règlements.
9. Dernière facture du mois
Menu Facturation -> Table des Factures
Vérifier les dernières factures enregistrées dans la table : dates et numéros de facture. Notez la date et le numéro de facture de la dernière facture enregistrée. Par exemple, facture F-18010222 du 29/01/2018 correspondant à la dernière entrée (facture d’entrée) d’un client.
Vous ne devez saisir AUCUNE facture d’entrée du mois en cours avant l’exécution de la facturation récurrente. Par exemple, la facturation récurrente du mois de février 2018 va créer automatiquement 222 factures en date du 1/02/2018 numérotées de F-18020001 à F-18020222. Une fois la facturation récurrente terminée, vous pourrez saisir une entrée du 1er février qui créera la facture d’entrée F-18020223. Les premières factures du mois doivent être celles de la facturation récurrente du début de mois. Les factures d’entrée et les avoir de sortie du mois doivent être créées après la facturation récurrente de début de mois.