La numérotation des factures dans WBM est du type F-22100099. Les deux premiers chiffres font référence à l’année (ici 22 pour 2022) les deux suivants au mois (ici 10 pour le mois d’octobre) et les 4 suivants (ici 0099) sont un compteur qui s’incrémente tout au long du mois.
Le compteur est automatiquement initialisé en tout début de mois au moment de la facturation récurrente qui commencera par exemple par F-22110001 pour la facturation récurrente du mois de novembre 2022. C’est pourquoi il nous est recommandé de ne faire aucune facture en début de mois tant que la facturation récurrente n’a été réalisée. Cependant, il peut arriver que pour des raisons pratiques d’organisation, nous soyons contraints d’établir une facture en tout début de mois (facture d’entrée, facture de boutique, avoir, transfert…) avant que la facturation récurrente ne soit faite. Alors se pose la question de comment initialiser la numérotation de la facturation en début de mois dans l’hypothèse où l’on souhaite facturer avant que la facturation récurrente ne soit faite ?
Voici une astuce très utile pour y arriver.
Il suffit de créer une « facture fictive » en tout début de mois et avant toute facturation dont le compteur sera 0000 et donc le numéro F-22110000 par exemple pour le début du mois de novembre 2022. Cette facture n’aura aucun élément autre que son numéro: pas de client, pas de montant, pas de date, pas d’impression pdf. Son rôle est uniquement d’initialiser le compteur en l’absence de facturation récurrente.
Pour cela il faut se rendre dans la table des factures.
On clique sur le bouton « Ajouter » à droite dans la rubrique « Actions »
La seule information à saisir est le « Numéro interne de facture ». Dans notre exemple F-22110000 car nous souhaitons initialiser le compteur de novembre 2022. Puis on clique sur « Valider ».
La facture d’initialisation du compteur apparait dans la table des factures.
C’est fini. A partir de maintenant n’importe quelle facture que nous allons établir démarrera à F-22110001. Si on édite par exemple quatre factures jusqu’à F-22110004 et que l’on décide alors de réaliser la facturation récurrente, cette dernière démarrera à F-22110005. Ainsi nous avons pu nous dégager de l’obligation de réaliser la facturation récurrente avant tout autre facture tout en conservant une numérotation parfaitement conforme.