ans cet article, nous allons voir comment gérer correctement et avec efficacité les promotions du type :
« LE PREMIER MOIS DE LOCATION A 1 € POUR DEUX MOIS D’ENGAGEMENT MINIMUM ».
Ce genre de promotion est courante dans notre profession. Il est parfois tentant de proposer cette promotion à une certaine époque de l’année pour certains box en fonction du taux de remplissage du centre et de la situation concurrentielle de sa zone de chalandise.
Le client doit disposer d’une 1ère facture pour le 1er mois de location avec un montant de 1 € TTC et d’une seconde facture pour le 2ème mois au tarif normal. Les deux factures sont éditées et payées au moment de l’établissement du contrat de location. En cas de départ avant l’échéance des deux mois, aucun avoir et aucun remboursement ne seront faits. Ainsi on est sûr que le client ne partira pas à la fin du premier mois afin de se faire rembourser le 2ème mois, dans le seul objectif d’avoir profité d’une location gratuite d’un mois.
Comme la promotion à 1 € du 1er mois doit être faite sur un mois complet, on ne peut pas utiliser la facturation d’entrée standard de Win Box Manager qui facture jusqu’à la fin du mois courant ou du mois suivant en fonction de la date d’entrée antérieure ou postérieure au 15 du mois. C’est pourquoi nous allons utiliser la fonction Facturation manuelle (ou au mois) disponible dans la fenêtre « Edition du Contrat d’Entrée ».
Une fois le contrat établi au tarif normal avant promotion dans la fenêtre « Gestion des Entrées », on clique sur le bouton [Editer le Contrat].
Puis on quitte la fenêtre « Edition du Contrat d’Entrée » sans créer la facture d’entrée pour le moment. On se retrouve alors sur la fenêtre précédente « Gestion des Entrées ».
Dans cette fenêtre, on va modifier le « Tarif Brut HT » et le « Tarif Net HT » afin de ne facturer le 1er mois que 1 € TTC. On saisit un montant de 0,83 € HT soit 1 € TTC. On ne se préoccupe pas pour l’instant du « Net TTC ».
Après avoir cliqué sur [Appliquer] on se rend sur la fenêtre « Edition du Contrat d’Entrée » afin de créer la 1ère facture d’entrée celle du 1er mois à 1 €.
On utilise l’option Facturation manuelle (ou au mois). On saisit comme date de « Facturé jusqu’au » 12/10/2018 car notre « Date d’Entrée » est le 12/09/2018 et que le mois de septembre ne comporte que 30 jours.
On clique sur 1 [Créer la Facture d’entrée], puis sur 2 [Editer la Facture]. On obtient bien une facture de location du 12/09/2018 au 12/10/2018 pour un 1 € TTC. On clique enfin sur 3 [Màj Contrat, Box, GL…] afin notamment d’intégrer cette facture au Grand Livre des Clients.
A présent, nous allons éditer la facture du 2ème mois au tarif normal avec la même date de facture que la précédente à savoir le 11/09/2018 afin que le client paye les deux factures en même temps. En fermant la fenêtre précédente on revient sur la fenêtre « Gestion des Entrées ». Il faut alors remettre le bon tarif du contrat que l’on a pris soin d’éditer plus haut.
Comme plus haut, on modifie le « Tarif Brut HT » et le « Tarif Net HT » sans tenir compte du « Net TTC ». On modifie également la « Date d’entrée » en mettant le 12/10/2018 car c’est cette date qui va être la date de début de la 2ème facture du 2ème mois au tarif normal. Après avoir cliqué sur [Appliquer] on se rend sur la fenêtre « Edition du Contrat d’Entrée » afin de créer la 2ème facture d’entrée.
Nous avons choisi le 11/11/2018 et non pas le 12/11/2018 comme date de « Facturé jusqu’au » car nous avons 31 jours en Octobre (cf remarque plus haut). On crée la facture puis on l’édite.
Le « Total restant dû » comprend bien le montant du 2ème mois au tarif normal plus le montant d’1 € de la facture précédente.
Surtout ne pas oublier de cliquer sur 3 [Màj Contrat, Box, GL…] afin notamment d’intégrer aussi cette facture au GL des Clients. On voit bien dans le Grand Livre les deux factures d’entrée du Client qui a bénéficié de la promotion.
Attention, la date de « Facturé jusqu’au » ne sera pas une fin de mois puisque nous avons utilisé l’option Facturation manuelle lors de la création des deux factures d’entrée.
Afin de réintégrer ce Contrat de location dans la facturation récurrente, il ne faudra pas oublier de facturer, le moment venu, le reliquat du mois de novembre : dans notre exemple du 12/11/2018 au 30/11/2018. Pour cela on utilisera la fonction [Facturation date à date] de la fenêtre « Gestion des Sorties ». Pour ne pas oublier, on se mettra un rappel dans la Table des Actions accessible depuis le bouton [Actions] de la fenêtre principale de Win Box Manager.
Mon conseil est de faire cette 3ème facture juste après la facturation récurrente du mois de novembre et en date du 1° novembre . Dans ce cas, le solde du client est augmenté de cette somme. Pour qu’elle figure dans le fichier des prélèvements SEPA qu’édite Win Box Manager au début de chaque mois, à destination de notre banque, il faut, avant d’éditer ce fichier de prélèvements, changer le statut de la 3ème facture de « Box date à date » à « Box récurrente ».